Dokumen-Dokumen Penting Sebelum Memfailkan Saman Tuntutan Pembayaran Bagi Work Done Materials Supplied atau Goods Sold And Delivered.
Majoriti perniagaan yang dijalankan di Malaysia adalah melibatkan urusan perkhidmatan, pembekalan dan penjualan barangan. Pertikaian (dispute) yang melibatkan tuntutan pembayaran bagi kerja siap material dibekal (work done material supplied) atau barangan dijual dan dihantar serah (goods sold and delivered) bukanlah sesuatu yang asing di Mahkamah.
1. Sebagai pemilik perniagaan yang membekalkan barangan atau material, penyediaan dokumen sokongan yang lengkap dan tepat adalah kunci utama untuk memastikan tuntutan pembayaran dapat diteruskan dengan lancar.
2. Dokumen-dokumen ini adalah bukti sokongan penting yang menunjukkan bahawa kerja telah disiapkan atau barangan telah dibekalkan, dan pembayaran perlu dilunaskan.
3. Tanpa dokumen-dokumen sokongan yang kukuh, tuntutan undang-undang untuk menuntut bayaran bagi kes-kes sebegini mungkin akan menjadi sangat rumit, menyebabkan kerugian masa dan kos yang tidak diingini.
4. Namun apakah dokumen-dokumen sokongan yang perlu disediakan untuk membantu melancarkan tuntutan-tuntutan work done material supplied atau goods sold and delivered?
a) Sebut Harga (Quotation)
Sebut harga adalah dokumen awal yang mengandungi butiran mengenai harga barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan. Ia biasanya diberikan kepada pelanggan sebelum kerja dimulakan atau barangan dibekalkan. Fungsi utama sebut harga adalah untuk memberikan anggaran kos kepada pelanggan dan menjadi asas persetujuan antara kedua-dua pihak.
b) Pesanan Belian (Purchase Order)
Pesanan Belian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pengesahan pembelian barangan atau perkhidmatan yang dinyatakan dalam sebut harga. Ia mengandungi butiran seperti kuantiti, harga, dan tarikh penghantaran. Fungsi utama pesanan belian adalah sebagai bukti komitmen pembeli untuk membeli dan membayar barangan atau perkhidmatan tersebut.
c) Pesanan Penghantaran (Delivery Order)
Pesanan penghantaran adalah dokumen yang menunjukkan bahawa barangan yang dijual atau dibekalkan telah dihantar dan diterima oleh pelanggan. Dokumen ini biasanya ditandatangani oleh penerima sebagai pengesahan bahawa barangan telah diterima dalam keadaan baik. Fungsi utama bukti penghantaran adalah untuk membuktikan bahawa penjual telah memenuhi tanggungjawabnya dalam penghantaran barangan.
d) Invois atau Bil
Invois adalah dokumen yang mengandungi butiran pembayaran yang perlu dilakukan oleh pembeli. Ia biasanya dikeluarkan selepas barangan atau perkhidmatan telah dibekalkan. Invois mengandungi butiran seperti jumlah yang perlu dibayar, tarikh pembayaran, dan butiran bank penjual. Fungsi utama invois adalah untuk menuntut pembayaran daripada pembeli.
e) Bukti Komunikasi (Correspondence)
Bukti Komunikasi di antara kedua-dua pihak juga merupakan salah satu dokumen yang sangat penting untuk dijadikan sebagai dokumen sokongan. Bukti Komunikasi ini lazimnya terdiri daripada Email-Email atau surat-surat serta notis-notis tuntutan yang dihantar dan juga pesanan teks secara SMS atau Whatsapp.
5. Penyediaan dan penyerahan dokumen sokongan yang lengkap dan teratur adalah di antara langkah yang sangat penting dalam memastikan tuntutan pembayaran bagi kerja yang telah disiapkan dan barangan yang telah dihantar dapat dilaksanakan dengan jayanya.
6. Yang Arif Hakim Dato Lim Chong Fong (kini Hakim di Mahkamah Rayuan) telah menggariskan di dalam satu kes di Mahkamah Tinggi seperti berikut:
"Generally, it is plain that the
seller in a claim for payment for goods sold and delivered must prove
that the order was made and the goods were received by the buyer. The
proof is commonly by way of producing in court the purchase order,
delivery order and the invoice for the goods ("the key documents")... Thus and unless admitted by the
Defendant, it is necessary for the Plaintiff in this case to produce the
key documents, otherwise other cogent associated documents or
reasonable oral explanation of their non production in lieu to succeed
in its claim here"
Secara umumnya, adalah menjadi kebiasaan bagi penjual di dalam tuntutan pembayaran bagi barangan dijual dan dihantarserah untuk membuktikan bahawa pesanan telah dibuat dan barangan telah diserahkan kepada pembeli. Bukti-bukti lazimnya dengan menunjukkan di dalam Mahkamah kewujudan pesanan belian, pesanan penghantaran dan invois untuk barangan tersebut ("dokumen-dokumen utama"). Melainkan diakui oleh Defendan, adalah perlu untuk Plaintif di dalam kes untuk menunjukkan dokumen-dokumen utama ini atau memberikan alasan-alasan kukuh dalam bentuk dokumen dan keterangan oral disebalik kegagalan menunjukkannya, sekiranya beliau ingin berjaya di dalam tuntutannya.
7. Oleh yang demikian, sebagai pemilik perniagaan, memastikan setiap dokumen disediakan dengan sempurna serta teratur dan disahkan penerimaannya adalah kunci utama untuk melindungi hak anda dan memastikan pembayaran diterima tanpa masalah.
________________________
Penafian: Rencana ini diterbitkan dengan tujuan untuk kesedaran dan pengetahuan umum. Mana-mana bahagian yang terkandung di dalam rencana ini tidak boleh dijadikan panduan untuk memulakan tindakan undang-undang secara sendirian, tanpa terlebih dahulu merujuk kepada seorang peguam yang berpengalaman.
Untuk sebarang maklumat lanjut berkenaan dengan rencana ini atau untuk mengatur sesi konsultasi guaman, anda boleh berhubung dengan mana-mana peguam pilihan anda, atau pun anda boleh menghubungi kami melalui whatsapp dengan menekan imej diatas.
